Le guide complet d’utilisation des VA pour les agences de référencement

La plupart des propriétaires d’agences ont essayé d’utiliser des assistants virtuels, ou assistants virtuels, au moins une fois, et beaucoup d’entre eux ont eu une mauvaise expérience.

Peut-être que cela vous décrit.

Peut-être que vous avez essayé, mais vous n’avez pas pu trouver les bonnes personnes, vous n’avez pas pu les amener à faire le travail que vous vouliez ou vous n’avez pas pu mesurer efficacement leurs performances.

Aujourd’hui, je veux résoudre ce problème pour vous car je sais exactement à quel point les assistants virtuels peuvent être puissants.

Et je pense que si vous parvenez à bien faire cette partie, vous pouvez rendre votre agence exponentiellement plus productive et rentable.

Mais avant d’entrer dans le vif du sujet, je veux dissiper quelques mythes.

Le premier mythe est que les assistants virtuels ne sont utiles que pour des tâches très simples et subalternes.

La réalité est que vous pouvez trouver des assistants virtuels pour effectuer à peu près n’importe quelle tâche à condition que vous les sélectionniez correctement et, si nécessaire, les formiez.

J’en parlerai un peu plus dans certaines des sections suivantes, mais ils peuvent régulièrement gérer des tâches complexes telles que:

• Comptabilité.
• Répondre aux e-mails du service client.
• Compilation et analyse des données.

La clé est de trouver et de former les bonnes personnes.

Un autre mythe est que les assistants virtuels ont de faibles compétences en communication.

S’il est vrai que la grande majorité des volontaires vivent dans des pays en développement, nombre d’entre eux ont d’excellentes compétences en communication.

En fait, certains ont même une meilleure maîtrise de la langue anglaise que beaucoup de gens qui sont nés ici en Amérique.

Et un mythe particulièrement dangereux est que tous les assistants virtuels sont les mêmes.

J’entends ça tout le temps… «Robert, j’ai déjà essayé des VA et ça s’est très bien passé. Ils ne fonctionnent pas pour ce que je fais. »

Je suis prêt à admettre que vous avez peut-être déjà utilisé un assistant virtuel, mais je ne suis pas prêt à admettre qu’il ne fonctionne pas simplement parce que vous avez eu une mauvaise expérience.

Ou même plusieurs mauvaises expériences.

Voici une meilleure façon de voir cela – la plupart d’entre nous peuvent marcher, non?

Bien sûr.

Et c’est parce que lorsque vous étiez un enfant en bas âge essayant de comprendre comment marcher, vous ne tombiez pas sur le cul, puis vous avez simplement levé les mains et déclaré: «Eh bien, j’ai essayé de marcher, mais ça ne marche pas pour moi! « 

Vous avez continué à essayer jusqu’à ce que vous le compreniez.

Et vos parents vous ont probablement aussi aidé à vous encadrer et à vous guider.

Travailler avec des assistants virtuels est la même chose.

Vous avez besoin de la bonne approche.

Et c’est exactement ce que nous allons couvrir dans cet article aujourd’hui.

Vous pouvez utiliser les sept étapes suivantes pour utiliser efficacement les VA dans votre agence afin d’obtenir une productivité et une rentabilité plus élevées.

C’est le même cadre que nous utilisons dans mon agence d’assistants virtuels de plus de 500 personnes – et c’est quelque chose que vous pouvez mettre en œuvre dans votre propre agence de référencement.

1. Identifier vos besoins

Commencez par déterminer ce que vous devez faire à un niveau élevé.

Peut-être que tu es juste faire un audit.

Vous exécutez peut-être une campagne complète de contenu et de backlink.

Ou peut-être que c’est quelque chose entre les deux.

Une fois que vous savez ce qui doit être fait à un niveau élevé, vous pouvez alors commencer à décomposer des composants individuels plus petits de cet objectif.

Par exemple, si nous allons exécuter une campagne de création de liens, nous pourrions avoir besoin de:

• Effectuer un audit de backlink pour le site de notre client.
• Effectuer un audit de backlink de leurs concurrents.
• Mener des recherches pour identifier de nouvelles opportunités de création de liens.
• Développer des stratégies pour acquérir de nouveaux liens.
• Développer des scripts de sensibilisation.
• Passez en revue toutes les données préliminaires avec le client.
• Mettre en œuvre des ensembles d’outils pour la sensibilisation et le suivi.
• Mener des activités de sensibilisation et de suivi pour acquérir ces liens.
• Suivez et analysez la performance de nos efforts.
• Passez en revue les données de performance avec le client.

Il est important de ne pas s’enfoncer trop profondément dans les mauvaises herbes ici.

En tant que spécialiste des données et des processus, je sais à quel point il est facile de descendre dans ce terrier, mais c’est improductif à ce stade.

Une fois que nous avons identifié nos besoins à un niveau élevé, nous pouvons commencer à définir la portée de notre projet, où nous commençons à devenir plus précis.

2. Cadrage de votre projet

À ce stade, nous allons commencer à décomposer les choses plus en détail et à déterminer qui fait quoi.

La portée de notre projet nous oblige à identifier les tâches individuelles.

Par exemple: au lieu de considérer simplement la création de liens comme un concept large, nous commencerons à le décomposer en sous-tâches de niveau supérieur.

Certaines sous-tâches peuvent inclure:

• Compiler une liste de propriétaires de sites Web, de contributeurs et de journalistes à présenter.
• Mise en place et configuration de vos ensembles d’outils pour la sensibilisation et le suivi.
• Mise en place outils de données / de suivi, tels que SEMrush, Google Search Console, Google Tag Manager.
• Configuration des alertes Google pour détecter les références non liées.
• Rédaction de vos scripts de sensibilisation.
• Mener des activités de sensibilisation.
• Modifier votre liste de propriétaires de sites Web, de contributeurs et de journalistes au fur et à mesure de l’avancement de votre campagne.
• Construire des citations locales.
• Compilation de données sur les liens gagnés.
• Suivi de l’impact (du point de vue du classement et / ou du trafic) de vos efforts de création de liens.

Nous évaluerons également les tâches qui peuvent être confiées à un assistant virtuel et celles qui nécessitent connaissances spécialisées qui ne peuvent pas être transmis dans un processus documenté et doivent être traités par vous ou par un autre membre de votre équipe interne.

« Faites une liste des tâches client répétitives que vous ne voulez pas faire », selon Dennis Yu, fondateur de BlitzMetrics, qui a longtemps été un partisan de l’utilisation des VA pour faire évoluer une agence. « Déterminez ce que valent ces tâches par heure et cherchez à sous-traiter à 1/3 de ce prix. »

C’est un excellent point de départ, mais avec le filtrage et la structure appropriés, vous pouvez en confier encore plus à votre équipe d’assistants virtuels.

Gardez à l’esprit qu’à ce stade, la plupart des propriétaires d’agences pensent à tort que la plupart ou même la totalité de leurs tâches sont si complexes ou spécialisées qu’ils sont seuls à pouvoir les gérer.

Ils ont tort. Ce genre de pensée nuit à leur croissance. Ne soyez pas comme eux.

En même temps, veillez à ne pas aller trop loin dans l’autre sens en donnant trop à un assistant virtuel à la fois.

Il est important de commencer petit et de confier les choses progressivement à vos assistants virtuels plutôt que de tout jeter sur leurs genoux en même temps.

C’est là qu’intervient un processus documenté.

3. Documenter votre processus

Avoir un processus clairement documenté est, sans aucun doute, la partie la plus importante du travail avec des assistants virtuels.

En fait, il est également essentiel pour votre propre équipe interne, car cela prend le processus hors de votre tête et le place dans une ressource centralisée à laquelle tout le monde peut accéder et suivre.

Cela garantit des résultats cohérents, car toute votre équipe est capable de suivre les mêmes étapes à chaque fois, éliminant toute conjecture ou interprétation personnelle.

Et comme ils n’ont pas à perdre de temps à trop réfléchir à ce qu’il faut faire ou comment le faire, ils sont plus productifs et leur esprit est libéré pour se concentrer sur des pensées stratégiques plus importantes.

Il s’agit d’un avantage très important, car lorsque vous ne vous enlisez pas dans des détails banals, vous devenez un résolveur de problèmes plus efficace.

Idéalement, votre processus doit être documenté dans un emplacement auquel tous les membres de l’équipe concernés, à la fois les assistants internes et virtuels, ont accès.

Les fichiers cloud sont parfaits pour cela, car vous n’avez pas à vous soucier des problèmes de version, et toutes les mises à jour sont instantanément répercutées pour tous les membres de votre équipe.

Il existe différentes manières de procéder.

Dans un système de gestion de projet, vous pouvez créer des modèles pour certains types de projets, avec toutes les tâches et instructions associées déjà en place et prêtes à être affectées.

Vous pouvez simplement documenter votre processus dans un document Google ou Word.

Ou vous pouvez développer un organigramme détaillé en utilisant un outil comme Diagram.net pour tracer clairement tous les chemins possibles du début à la fin.

La plupart des agences utiliseront une combinaison de ces approches et éventuellement d’autres outils.

En fin de compte, tout dépend de votre flux de travail.

4. Recherche de vos assistants virtuels

C’est un élément essentiel car même si tout le reste est cloué, se tromper ici peut faire dérailler vos efforts.

Nous allons diviser cela en deux éléments: où et comment.

Où trouver des assistants virtuels

Votre première étape ici consiste à déterminer si vous voulez des VA basés aux États-Unis ou si vous êtes à l’aise avec les VA à l’étranger.

Les deux peuvent être tout aussi efficaces, mais il y a des avantages et des inconvénients dans chaque cas.

Les VA basés aux États-Unis seront dans le même fuseau horaire (ou près du même) que vous et vos clients, donc la communication sera généralement plus facile, mais ils seront également plus chers.

D’un autre côté, comme les AV à l’étranger ont généralement plusieurs heures d’avance ou de retard sur nous, la communication est parfois plus difficile.

Cela peut parfois ralentir les projets si des informations critiques doivent être communiquées dans les deux sens avec plusieurs heures ou plus entre les messages.

Mais vous pouvez réaliser des économies considérables en employant des assistants virtuels à l’étranger.

Vous devrez évaluer soigneusement votre situation et votre flux de travail pour déterminer ce qui vous convient.

Comment trouver des assistants virtuels

Il existe de nombreuses façons de trouver vos VA:

• Des sites d’emploi généraux et spécifiques à VA.
• Sites de concert.
• Par le biais des médias sociaux et d’autres contacts.
• Grâce à des agences d’assistantes virtuelles.

Comme pour la section précédente, chaque approche présente des avantages et des inconvénients.

Je vais généralement regrouper les sites d’offres d’emploi et les sites de concerts dans les mêmes avantages et inconvénients généraux malgré quelques petites différences.

Ces plates-formes vous donnent accès à de nombreux assistants virtuels potentiels en une seule fois, mais l’inconvénient est qu’il y aura beaucoup de profils / candidats à trier.

Malheureusement, il n’y a généralement pas de réel dépistage en place pour vous assurer que vous obtenez des candidats qualifiés possédant les compétences et qualifications appropriées.

Il ne vous reste donc plus qu’à les interviewer vous-même pour trouver les bons candidats.

Cela peut prendre énormément de temps et, si nous sommes complètement honnêtes, frustrant.

Mais à la hausse, vous pourriez trouver quelques rockstars et économiser de l’argent dans le processus.

Cela demande généralement un peu de chance et beaucoup de temps et d’efforts.

Si vous avez un budget serré, cela pourrait être un bon choix pour vous.

Trouver des assistants virtuels via les réseaux sociaux et d’autres contacts peut être efficace car ils sont déjà présélectionnés par d’autres personnes que vous connaissez qui ont travaillé avec eux.

Cependant, il est généralement peu probable que les gens réfèrent un excellent assistant virtuel à d’autres parce qu’ils veulent le garder comme ressource pour leur propre agence.

Une exception à cela est lorsqu’une agence peut ne plus avoir besoin ou ne plus être en mesure de conserver cette AV.

Et comme ces assistants virtuels ont de solides antécédents et travaillent déjà pour une ou plusieurs agences, ils coûteront généralement plus cher.

Et la dernière option est de travailler avec une agence d’assistants virtuels.

Ce sera toujours l’option la plus chère sur le front-end, mais elle présente également plusieurs avantages.

La première est que chaque VA est déjà présélectionné, vous savez donc exactement dans quel type de tâches ils excelleront et pouvez les placer en conséquence.

Un autre est que, parce que nous avons un bassin de personnes prêtes à partir, vous pouvez évoluer presque instantanément.

Lorsqu’il s’agit de trouver vos assistants virtuels, vous devez évaluer vos besoins (actuels et futurs), votre temps et votre budget, pour prendre la bonne décision.

5. Communication tout au long du projet

L’entreprise moderne est complexe et évolue rapidement, donc une communication efficace est essentielle à la réussite de vos projets.

Vous devez communiquer clairement vos attentes avec vos assistants virtuels au début d’un projet.

Vous devez également vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde tout au long du projet pour maximiser la productivité, l’efficacité et les performances tout au long du projet.

Et enfin, vous devez communiquer là où les performances et les attentes ne correspondaient pas, à la fois tout au long et à la fin du projet.

Il est important que la communication corresponde à votre flux de travail.

Vous savez déjà qu’il est facile d’envoyer un SMS ou un DM sur Skype, mais comment pouvons-nous suivre ou suivre efficacement cette communication ultérieurement?

(Vous ne pouvez pas!)

Vous devez donc vous assurer que toutes les communications s’effectuent via un système qui garantit que rien ne passe entre les mailles du filet et que vous pouvez l’examiner plus tard si nécessaire.

Un système de gestion de projet comme Teamwork ou Monday peut être un moyen efficace de le faire, en conjonction avec le courrier électronique traditionnel.

Pour la communication par e-mail, vous pouvez trouver utile d’ajouter des outils tiers comme Boomerang qui vous aident à rester au courant des e-mails sans obstruer votre boîte de réception.

Une communication constante tout au long du projet permet de garder tout le monde sur la bonne voie et d’éviter les surprises indésirables.

6. Mesure des performances

La définition de KPI efficaces, ou indicateurs de performance clés, est un élément essentiel de l’optimisation des performances.

Les KPI sont simplement un moyen de mesurer le résultat du travail que vous et votre équipe accomplissez.

Et même si vous n’avez jamais entendu parler des KPI, vous les traitez tous les jours du point de vue du référencement.

Par exemple, DA et PA sont KPI vous connaissez probablement très bien.

Ce sont deux métriques créées par Moz pour simuler le PageRank de Google en mesurant l’impact des liens pointant vers votre site Web.

Le nombre de visiteurs quotidiens est un autre KPI que les pros du référencement examinent, tout comme la position de classement.

Mais tous les KPI ne sont pas aussi évidents. Et certains sont inefficaces dans certains contextes.

Le nombre de mots est un exemple de mauvais KPI lorsque nous parlons de mesurer les performances marketing.

Bien sûr, nous devons généralement définir un nombre de mots spécifique si nous attribuons la tâche d’écrire un article, mais le nombre de mots que quelqu’un écrit définit-il le succès ou l’échec?

Je dis non, comme le feraient la plupart des professionnels du SEO expérimentés, car le nombre de mots n’équivaut pas au trafic ou, plus important encore, aux clients.

Cependant, sur le back-end (où tout le travail a lieu), nous devons souvent mesurer des choses qui ne définissent pas directement le succès ou l’échec d’un point de vue marketing, mais le font du point de vue de la productivité.

Et le nombre de mots pourrait être un exemple d’indicateur de performance clé utile dans cette perspective.

La partie la plus délicate est de déterminer la meilleure façon de mesurer le travail effectué par vos assistants virtuels afin que nous puissions améliorer le côté opérationnel de notre entreprise sans pousser notre équipe à perdre son temps de manière à respecter les KPI, mais sans faire bouger l’aiguille pour nos clients.

Ce que vous devez faire ici, c’est déterminer exactement ce que vous devez faire pour que vos clients réussissent, puis procéder à l’ingénierie inverse d’un ensemble de KPI tout au long de votre processus qui produiront ce résultat.

7. Mise à l’échelle

C’est l’une de mes parties préférées de ce que nous faisons, car une fois que nous sommes arrivés ici, le cadre est en place et nous pouvons commencez à tourner les cadrans.

Il est essentiel qu’avant d’essayer de passer à l’échelle, vous vous assuriez d’abord de disposer déjà de tous les éléments précédents que j’ai décrits.

Sinon, vous aurez une panne catastrophique.

Une fois que tout est en place, cependant, vous pouvez commencer à ajouter de nouveaux assistants virtuels légèrement avant les nouveaux clients.

De cette façon, vous avez la possibilité de les intégrer à votre flux de travail et à votre processus afin qu’ils ne puissent pas démarrer avant d’atteindre la capacité.

À ce stade, il est essentiel d’être encore plus attentif à la fois aux KPI par lesquels vous mesurez vos VA et à la performance de vos efforts d’un point de vue marketing / revenus.

En effet, au fur et à mesure que vous évoluez, certains de vos processus seront interrompus et vous devez être prêt à adapter votre processus à votre nouvel environnement.

Vous devrez également recycler les membres de votre équipe interne et vos assistants virtuels, ce qui prendra un certain temps.

Identifier les problèmes et s’y adapter plus tôt dans le processus permet de minimiser leur impact négatif.

Il est préférable de considérer tout cela comme une créature vivante et respirante, car c’est exactement ce que c’est.

Lorsque vous faites évoluer votre agence, vous essayez de maintenir un équilibre entre:

• De nombreux clients.
• Leurs concurrents.
• Membres de l’équipe interne.
• Assistants virtuels.
• Processus.
• Outils.
• Moteurs de recherche.
• La technologie.
• Vos propres concurrents.

En d’autres termes, vous jonglez beaucoup – et c’est exactement pourquoi vous avez besoin d’une équipe pour vous soutenir.

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